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Em muitas operações, o ERP concentra informações importantes sobre produtos, pedidos, notas e movimentações de estoque. O problema é que o sistema de gestão nem sempre é a ferramenta utilizada diretamente pelo operador durante a conferência física das mercadorias.
É nesse ponto que entra um aplicativo de conferência.
Em vez de depender de anotações manuais ou da digitação das informações após a operação, o aplicativo pode receber os dados do ERP, utilizá-los durante a conferência e depois devolver as informações geradas no processo.
No ConfPro, esse fluxo permite conectar o sistema de gestão à operação realizada no coletor de dados, criando uma comunicação entre as informações do sistema e aquilo que está sendo conferido fisicamente.
O que significa integrar um aplicativo de conferência ao ERP?
Um ERP é utilizado para administrar diferentes informações da empresa, incluindo dados relacionados a produtos, estoque, pedidos e movimentações.
Já o aplicativo de conferência é utilizado diretamente na operação para realizar a leitura e validação dos produtos.
A integração permite que essas duas partes trabalhem de forma conectada.
Em vez de o operador precisar consultar uma informação no ERP, realizar a conferência separadamente e depois digitar os resultados manualmente, os dados podem ser enviados para o aplicativo, utilizados durante a operação e posteriormente retornados ao sistema.
Assim, cada ferramenta cumpre sua função dentro do processo.
Como funciona esse fluxo na prática?
De maneira simplificada, o processo pode ser representado assim:
Importação dos dados
↓
ConfPro
↓
Coletor de dados
↓
Conferência dos produtos
↓
Resultado da conferência
↓
Retorno das informações para o sistema
O ERP fornece as informações necessárias para realizar a operação. O ConfPro organiza esses dados para utilização na conferência e o coletor permite que o operador faça as leituras diretamente sobre os produtos.
Depois da conferência, as informações geradas podem retornar ao sistema de gestão para que a operação seja atualizada.
Esse fluxo reduz a necessidade de transportar informações manualmente entre diferentes etapas.
Como os dados chegam ao ConfPro?
O ConfPro permite trabalhar com informações provenientes do sistema de gestão por meio de arquivos XML ou TXT, de acordo com a estrutura utilizada pela operação.
Esses dados podem conter as informações necessárias para realizar a conferência.
A partir deles, o aplicativo consegue disponibilizar os dados para utilização no coletor, permitindo que o operador trabalhe com as informações relacionadas à operação que está sendo realizada.
Dessa maneira, a equipe não precisa montar manualmente uma nova lista de produtos para cada conferência.
O que acontece durante a conferência?
Com os dados disponíveis no aplicativo, o operador utiliza o coletor para realizar a leitura dos códigos de barras dos produtos.
A cada leitura, o produto é identificado e as informações podem ser comparadas com aquilo que foi previamente enviado para a conferência.
Um exemplo simplificado:
Sistema informa:
Produto A — 20 unidades
Conferência realizada:
Produto A — 20 unidades
Resultado:
Conferência de acordo.
Se a leitura identificar um produto diferente ou uma quantidade diferente da esperada, a divergência pode ser identificada durante o processo.
O objetivo é fazer com que a informação registrada no sistema seja confrontada com a mercadoria que está fisicamente sendo conferida.
O que acontece depois da conferência?
Depois que a operação é concluída, as informações geradas durante a conferência podem ser utilizadas para atualizar o sistema de gestão.
No fluxo do ConfPro, os resultados podem ser exportados em TXT ou enviados por integração, dependendo da estrutura adotada pela empresa.
Isso permite que o resultado da operação não fique restrito ao coletor.
A informação percorre o caminho completo:
Sistema → Conferência → Sistema
Dessa forma, o que foi identificado fisicamente durante a operação pode voltar para o ambiente de gestão e ser utilizado nos processos seguintes.
Por que evitar a digitação manual entre os sistemas?
Quando informações precisam ser digitadas novamente depois de uma conferência, existe uma etapa adicional no processo.
Além do tempo gasto, a digitação pode gerar problemas como:
- Código informado incorretamente;
- Quantidade digitada de forma errada;
- Informações esquecidas;
- Dados registrados no campo incorreto;
- Necessidade de conferir novamente o que já foi conferido.
Quando existe uma integração estruturada, o objetivo é reduzir essas etapas intermediárias.
A informação pode ser transmitida entre os sistemas, diminuindo a necessidade de copiar e digitar novamente aquilo que já foi registrado durante a operação.
A integração precisa ser igual para todas as empresas?
Não necessariamente.
Cada empresa pode trabalhar com um ERP, estrutura de dados e processo operacional diferente. Por isso, a forma de integração pode variar de acordo com o ambiente utilizado.
O ConfPro trabalha com arquivos TXT e XML e também pode realizar integração com ERP ou WMS por meio de TXT ou banco intermediário customizável.
Isso permite adaptar a comunicação às características da operação, em vez de exigir que todas as empresas utilizem exatamente o mesmo formato.
O ponto principal é estabelecer um fluxo no qual as informações consigam sair do sistema, chegar à operação e retornar depois da conferência.
Qual é a vantagem de conectar o ERP à conferência?
A principal vantagem está em aproximar a informação digital da operação física.
O ERP possui os dados registrados no sistema. O operador possui a mercadoria diante dele. O aplicativo e o coletor fazem a ligação entre essas duas partes.
Com esse fluxo, a empresa consegue:
- Utilizar os dados já existentes no sistema;
- Realizar a conferência diretamente no coletor;
- Reduzir tarefas de digitação;
- Identificar divergências durante a operação;
- Registrar os resultados da conferência;
- Retornar as informações para o sistema de gestão.
No final, a integração não serve apenas para “conectar dois sistemas”. Ela ajuda a criar um processo no qual as informações acompanham a mercadoria durante a operação, reduzindo etapas manuais e dando mais controle sobre o que foi efetivamente conferido.