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A separação de pedidos é uma das etapas mais importantes dentro da operação logística. É nesse momento que os produtos são retirados do estoque para formar cada pedido que seguirá para as próximas etapas.
Um erro durante a separação pode parecer pequeno, mas pode comprometer todo o fluxo posterior. Um produto incorreto, uma quantidade diferente da solicitada ou um item que ficou para trás pode gerar retrabalho, atrasos e divergências no pedido.
Por isso, reduzir os erros nessa etapa exige mais do que atenção do operador. É necessário ter um processo organizado, informações claras e ferramentas que ajudem a equipe a realizar o trabalho com segurança.
O que é a separação de pedidos?
A separação de pedidos, também conhecida como picking, é o processo de localizar e retirar os produtos armazenados para montar os pedidos que serão posteriormente conferidos, embalados e expedidos.
Dependendo da operação, o operador pode receber uma lista com os produtos, seus códigos, quantidades e locais de armazenamento.
A partir dessas informações, ele percorre o estoque, localiza os itens e os direciona para o pedido correspondente.
Quanto maior a quantidade de produtos e pedidos movimentados, mais importante se torna ter um processo organizado para evitar trocas, esquecimentos e quantidades incorretas.
Quais são os erros mais comuns na separação?
Os problemas podem acontecer por diferentes motivos, desde a localização de produtos até a própria identificação dos itens.
Entre os erros mais comuns estão:
| Erro | Possível consequência |
|---|---|
| Produto incorreto | Pedido com item diferente do solicitado |
| Quantidade errada | Pedido incompleto ou com excesso |
| Produto não localizado | Item fica pendente |
| Troca entre produtos semelhantes | Dificuldade para identificar o erro |
| Item separado para o pedido errado | Necessidade de retrabalho |
| Falta de registro da separação | Dificuldade para rastrear o processo |
Muitos desses erros acontecem porque o operador precisa lidar com grande quantidade de informações ao mesmo tempo.
Por que produtos semelhantes aumentam o risco de erro?
Produtos visualmente parecidos podem ser um dos maiores desafios durante a separação.
Dois itens podem ter embalagens quase idênticas, mas códigos diferentes, tamanhos diferentes ou especificações distintas. Quando a identificação depende apenas da aparência, aumenta a possibilidade de o operador retirar o produto errado.
É por isso que a identificação pelo código do produto é tão importante.
Ao utilizar um código de barras, por exemplo, o operador consegue confirmar a identificação diretamente a partir do produto, reduzindo a dependência da conferência visual.
Isso se torna ainda mais relevante em estoques com grande variedade de SKUs.
Como a organização do estoque influencia a separação?
A qualidade da separação começa antes mesmo de o operador retirar o primeiro produto.
Quando os produtos estão mal identificados, os endereços não são claros ou itens semelhantes ficam muito próximos sem uma identificação adequada, o processo se torna mais demorado e sujeito a erros.
Uma organização eficiente deve facilitar a localização dos produtos e deixar claras informações como endereço, código e identificação do item.
Também é importante manter os dados do estoque atualizados. Não adianta ter um endereço definido no sistema se o produto está fisicamente armazenado em outro local.
Quanto mais coerentes forem as informações do sistema e a organização física do estoque, mais previsível será o processo de separação.
Como a tecnologia pode reduzir erros durante o picking?
A tecnologia pode atuar diretamente durante a separação, ajudando o operador a identificar os produtos e registrar o que foi retirado.
Com um aplicativo de conferência e um coletor de dados, por exemplo, o operador pode acessar as informações do pedido e realizar a leitura do código de barras de cada item.
A leitura permite confirmar se o produto selecionado corresponde ao item esperado e registrar a quantidade separada.
Na prática:
Pedido
↓
Produto indicado pelo sistema
↓
Operador localiza o item
↓
Leitura do código de barras
↓
Produto validado
↓
Quantidade registrada
Dessa maneira, o processo deixa de depender exclusivamente da memória ou da conferência visual do operador.
E quando o produto ou a quantidade não estiverem corretos?
Um processo bem estruturado também precisa saber lidar com as situações em que algo não corresponde ao pedido.
Se o operador realizar a leitura de um produto diferente do esperado, por exemplo, o aplicativo pode identificar a divergência e impedir que aquele item seja considerado como corretamente separado.
O mesmo pode acontecer com a quantidade.
Se o pedido exige 20 unidades e apenas 18 foram registradas, a diferença precisa ser identificada antes que o pedido avance para a próxima etapa.
Essa validação durante a própria separação é importante porque permite corrigir o problema no momento em que ele acontece, em vez de deixar a descoberta para a conferência final.
Como criar um processo de separação mais eficiente?
Evitar erros não depende de uma única medida. O resultado vem da combinação entre organização do estoque, informações atualizadas, processo padronizado e ferramentas adequadas.
A equipe precisa saber exatamente o que separar, onde encontrar cada produto e como registrar o que foi retirado.
Também é importante evitar que diferentes operadores sigam métodos completamente diferentes. Quanto mais padronizado for o processo, mais fácil será acompanhar os resultados e identificar pontos que precisam de melhoria.
Quando a operação utiliza um aplicativo confiável junto a coletores de dados, a tecnologia pode fazer parte dessa padronização, registrando as etapas da separação e reduzindo tarefas manuais.
Como saber se a separação está funcionando bem?
Uma operação de picking eficiente não deve ser avaliada apenas pela velocidade.
Também é importante acompanhar quantos pedidos são separados corretamente, quantas divergências aparecem, quanto tempo a equipe leva para realizar o processo e quantos pedidos precisam ser corrigidos posteriormente.
Se a equipe separa muitos pedidos rapidamente, mas uma quantidade significativa deles apresenta erros, existe um problema que precisa ser investigado.
O ideal é encontrar um equilíbrio entre produtividade e precisão.
Com processos estruturados e informações registradas durante a operação, fica mais fácil identificar onde os erros estão acontecendo e tomar medidas para melhorar continuamente a separação.
Evitar erros na separação de pedidos exige mais do que simplesmente pedir atenção aos operadores. É necessário criar um processo que facilite a identificação dos produtos, reduza tarefas manuais e permita corrigir problemas antes que eles avancem.
A combinação entre estoque organizado, processos padronizados, código de barras, coletores de dados e um aplicativo confiável pode tornar o picking mais seguro e eficiente.
Quando a separação é realizada corretamente desde o início, as etapas seguintes também ganham mais segurança, reduzindo a quantidade de divergências, retrabalho e correções necessárias na operação.