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Ter um processo de conferência não significa, necessariamente, que ele esteja funcionando da melhor maneira.
Uma operação pode realizar conferências diariamente e ainda apresentar retrabalho, divergências, demora, excesso de controles manuais ou dificuldade para descobrir onde um erro aconteceu.
Por isso, avaliar a eficiência desse processo é importante. Mais do que saber se a conferência está sendo realizada, é preciso entender se ela está realmente ajudando a operação a trabalhar com mais segurança e controle.
A conferência consegue identificar divergências antes que elas avancem?
Um dos primeiros pontos a observar é quando os erros estão sendo descobertos.
Se uma diferença de produto ou quantidade é identificada durante a própria conferência, existe tempo para corrigir o problema antes que ele avance para a próxima etapa.
Por outro lado, se as divergências aparecem somente durante o armazenamento, na expedição ou após o envio, isso pode indicar que o processo de conferência não está conseguindo atuar como um verdadeiro ponto de controle.
Uma boa operação deve buscar identificar os problemas o mais próximo possível do momento em que eles acontecem.
Quanto tempo a equipe leva para realizar uma conferência?
Tempo também é um indicador importante.
Uma conferência muito demorada pode indicar excesso de etapas manuais, dificuldade para localizar informações ou falta de integração entre as ferramentas utilizadas.
Para avaliar isso, a empresa pode acompanhar o tempo necessário para realizar diferentes tipos de conferência e comparar os resultados ao longo do tempo.
Esse tipo de acompanhamento ajuda a entender a produtividade da operação e identificar quando um processo começa a consumir mais tempo do que deveria.
A empresa sabe onde e quando ocorreu cada conferência?
Uma operação eficiente precisa ter visibilidade sobre o próprio processo.
É importante conseguir identificar informações como:
- Qual pedido foi conferido;
- Quando a conferência aconteceu;
- Quais produtos foram verificados;
- Quem realizou a operação;
- Quais divergências foram encontradas;
- Qual foi o resultado da conferência.
Quando essas informações não ficam registradas de maneira organizada, investigar um problema posteriormente pode exigir consultas em diferentes planilhas, documentos ou anotações.
Um processo digitalizado facilita a criação desse histórico e melhora a rastreabilidade das atividades.
A equipe depende muito de planilhas e controles manuais?
Outro sinal de que o processo pode ser melhorado é a quantidade de tarefas manuais necessárias para realizar uma conferência.
Se o operador precisa consultar uma lista, anotar informações, digitar códigos, atualizar uma planilha e depois transferir os dados para outro sistema, existem várias etapas nas quais podem ocorrer erros ou perda de tempo.
Isso não significa que toda planilha seja inadequada. O ponto é avaliar quanto trabalho manual existe entre a identificação da mercadoria e o registro final da conferência.
Quanto mais etapas desnecessárias existirem, maior tende a ser o esforço da equipe para manter as informações atualizadas.
As divergências são registradas e analisadas?
Identificar uma divergência é apenas o primeiro passo. Uma operação madura também precisa registrar e analisar os problemas encontrados.
Imagine que a empresa perceba frequentemente diferenças de quantidade em determinados recebimentos. Se essas ocorrências forem apenas corrigidas, mas nunca registradas, será difícil perceber que existe um padrão.
Quando as divergências são documentadas, a empresa pode identificar:
Produto → Tipo de divergência → Frequência → Origem → Ação necessária
Isso permite sair de uma postura de simplesmente corrigir erros e começar a entender por que eles estão acontecendo.
O processo consegue acompanhar o crescimento da operação?
Uma ferramenta ou método que funciona com determinado volume pode se tornar insuficiente quando a operação cresce.
Mais pedidos, mais produtos, mais operadores e mais movimentações significam também mais informações para controlar.
Por isso, é importante avaliar se o processo atual consegue acompanhar esse crescimento sem exigir proporcionalmente mais planilhas, pessoas e tarefas manuais.
Um processo de conferência bem estruturado deve ser capaz de ganhar escala sem perder o controle das informações.
Um checklist para avaliar sua operação
Uma maneira simples de fazer uma primeira avaliação é responder às perguntas abaixo:
| Pergunta | Sim | Não |
|---|---|---|
| As divergências são identificadas durante a conferência? | ☐ | ☐ |
| O tempo das conferências é acompanhado? | ☐ | ☐ |
| Existe um histórico organizado das operações? | ☐ | ☐ |
| É possível identificar quem realizou uma conferência? | ☐ | ☐ |
| As divergências são registradas e analisadas? | ☐ | ☐ |
| A operação utiliza leitura de código de barras? | ☐ | ☐ |
| O processo consegue acompanhar o crescimento do volume? | ☐ | ☐ |
Quanto mais respostas positivas, maior tende a ser o nível de controle sobre o processo. Já uma quantidade significativa de respostas negativas pode indicar pontos que merecem atenção.
Como melhorar um processo de conferência?
Se a avaliação mostrar que existem muitas etapas manuais, pouca rastreabilidade ou dificuldade para identificar divergências, o próximo passo é buscar formas de estruturar melhor o processo.
O uso de um aplicativo confiável de conferência junto a um coletor de dados pode ajudar a centralizar as informações e registrar as atividades diretamente durante a operação.
Em vez de depender de anotações para registrar o que foi conferido, o operador pode realizar as leituras, acompanhar o andamento e registrar as divergências pelo próprio dispositivo.
O mais importante é que a tecnologia esteja alinhada ao processo da empresa. Um bom sistema não serve apenas para substituir uma planilha: ele deve facilitar a conferência, organizar as informações e dar mais visibilidade sobre o que está acontecendo na operação.
Saber se uma conferência está funcionando bem exige olhar além da quantidade de produtos verificados.
É preciso observar tempo, divergências, rastreabilidade, produtividade e quantidade de tarefas manuais envolvidas no processo.
Quando a empresa consegue identificar o que está sendo conferido, quando a atividade aconteceu, quais problemas foram encontrados e onde estão os principais gargalos, fica muito mais fácil tomar decisões para melhorar a operação.
E, quando esses dados são registrados de forma estruturada por meio de um aplicativo de conferência, a empresa passa a ter uma visão muito mais clara sobre a eficiência do próprio processo.